90% أقل من العمل اليدوي؟ يقوم نظامنا التلقائي برفع الأحمال الثقيلة نيابةً عنك.

يمكن أن يؤدي العمل اليدوي إلى إبطاء أداء الفريق، خاصة عندما يقضي الموظفون ساعات في نسخ البيانات أو التحقق من الإدخالات أو نقل الملفات أو إرسال التحديثات الروتينية. كثيرا ما أرى نفس النمط: يقضي الموظفون المهرة معظم اليوم في أداء المهام التي تتبع قواعد ثابتة. قد لا تتطلب هذه المهام حكمًا عميقًا، لكنها لا تزال تستغرق وقتًا وتخلق مساحة للأخطاء الصغيرة. يمكن لنظام التشغيل الآلي الذكي التعامل مع العديد من هذه الخطوات. تعتمد النتيجة الفعلية على سير العمل وجودة البيانات وإعداد النظام ومستوى المراجعة البشرية. قد تقوم بعض الشركات بتقليل العمل اليدوي بنسبة تقارب 90% في عملية معينة. قد يرى الآخرون تغييرًا أصغر. الهدف الصحيح ليس إخراج الأشخاص من العملية. إنه منحهم مزيدًا من الوقت للعمل الذي يحتاج إلى الحكم والتواصل وحل المشكلات. ### حيث يمكن أن تساعد الأتمتة قد يدعم النظام مهام مثل: - نقل البيانات بين منصات البرامج - قراءة المعلومات من النماذج أو رسائل البريد الإلكتروني - إنشاء تقارير روتينية - إرسال تحديثات الحالة - التحقق من الإدخالات وفقًا للقواعد المحددة - تنظيم الملفات والسجلات - تحديث معلومات المخزون أو الطلب - تعيين المهام إلى عضو الفريق المناسب - الإبلاغ عن نتائج غير عادية للمراجعة على سبيل المثال، قد يتلقى فريق التوزيع مئات رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالطلب كل يوم. بدون التشغيل الآلي، يمكن للموظف فتح كل رسالة ونسخ تفاصيل الطلب وتحديث جدول البيانات وإرسال التأكيد. يمكن للنظام المتصل قراءة الحقول المطلوبة والتحقق من تنسيق الطلب وتحديث منصة المبيعات وإرسال الرسالة. يمكن لعضو الفريق مراجعة الطلبات التي تحتوي على بيانات مفقودة أو طلبات غير عادية. يبقى الشعب جزءًا من العملية. ويتحول اهتمامهم إلى الحالات التي تحتاج إلى رعاية. ### الخطوة 1: رسم خريطة لسير العمل الحالي أبدأ بالنظر إلى العملية الكاملة بدلاً من مهمة واحدة. الأسئلة التي أطرحها تشمل: - من أين تأتي المعلومات؟ - من يتحقق منه؟ - ما هي البرامج المعنية؟ - كم مرة يتم إدخال نفس البيانات؟ - أين يظهر التأخير؟ - ما هي الأخطاء التي تحدث أكثر من مرة؟ - ما هي الخطوات التي تتطلب الحكم البشري؟ غالبًا ما تكشف هذه المراجعة أن أكبر خسارة للوقت لا تأتي من مهمة واحدة صعبة. إنها تأتي من الإجراءات الصغيرة المتكررة عبر عدة أنظمة. تساعد خريطة سير العمل الواضحة أيضًا على منع اختيارات الأتمتة السيئة. إذا تغيرت العملية كل يوم، فقد تحتاج إلى تعديل قبل بدء التشغيل الآلي. ### الخطوة الثانية: اختيار مهمة مناسبة لا ينبغي أتمتة كل عملية. تشتمل مهمة البداية الجيدة عادةً على: - قواعد واضحة - خطوات قابلة للتكرار - بيانات مستقرة - مخرجات قابلة للقياس - مخاطر منخفضة عندما يتحقق الإنسان من الاستثناءات قد يناسب هذا النموذج إدخال بيانات الفاتورة، وتذكيرات المواعيد، وتنبيهات المخزون، وتنظيم الملفات الروتينية. قد تحتاج المهام التي تنطوي على قرارات حساسة أو معلومات غير واضحة أو دعم شخصي إلى مزيد من التحكم البشري. يجب أن تدعم الأتمتة هذه المهام بدلاً من اتخاذ القرارات دون مراجعة. ### الخطوة 3: توصيل الأنظمة قد يقوم النظام بتوصيل أدوات مثل: - برامج علاقات العملاء - منصات المحاسبة - أنظمة المخزون - حسابات البريد الإلكتروني - النماذج عبر الإنترنت - قواعد بيانات الأعمال - لوحات المعلومات الداخلية يجب أن يستخدم الاتصال الوصول المتحكم فيه. يجب أن تحصل كل أداة على الأذونات التي تحتاجها فقط. ويجب أيضًا فحص البيانات قبل انتقالها من نظام إلى آخر. يمكن أن يؤدي فقدان رقم العميل أو التاريخ غير الصحيح أو الطلب المكرر إلى إنشاء عمل إضافي لاحقًا. ### الخطوة 4: إضافة القواعد ومراجعة النقاط تعمل الأتمتة بشكل أفضل عندما تكون القواعد سهلة الفهم. قد يتبع سير العمل هيكلًا مثل هذا: 1. تلقي النموذج أو البريد الإلكتروني 2. اقرأ الحقول المطلوبة 3. تحقق من تنسيق البيانات 4. أرسل سجلات صالحة إلى النظام التالي 5. ضع السجلات غير المكتملة في قائمة انتظار المراجعة 6. سجل كل إجراء للتحقق منه لاحقًا يقلل هذا الإعداد من فرصة مرور خطأ واحد خلال العملية بأكملها. أفضّل نقاط المراجعة التي يسهل على الموظفين الوصول إليها. يجب أن يكون أحد أعضاء الفريق قادرًا على رؤية ما حدث، وتصحيح المشكلة، وإعادة تشغيل سير العمل دون مساعدة فنية. ### الخطوة 5: الاختبار باستخدام بيانات العملية الحقيقية يجب أن يستخدم الاختبار الأمثلة العادية والحالات الصعبة والسجلات غير المكتملة. قد تختبر الشركة ما يلي: - أمر قياسي - أمر به حقل مفقود - سجل عميل مكرر - ملف بتنسيق مختلف - طلب يحتاج إلى موافقة يمكن للفريق مقارنة العملية القديمة بالعملية الآلية عن طريق التتبع: - الوقت المستغرق لكل مهمة - عدد الإدخالات اليدوية - معدل الخطأ - حجم المراجعة - وقت المعالجة - تعليقات الموظفين يجب الإبلاغ عن انخفاض بنسبة 90% في العمل اليدوي فقط عندما تقوم الشركة بقياس نفس المهمة قبل النشر وبعده. إن المطالبة العامة في كل قسم لن تعطي صورة موثوقة. ### مثال عملي تخيل شركة خدمية تتلقى طلبات الدعم عبر البريد الإلكتروني. قبل الأتمتة، يقرأ الموظف كل رسالة، ويحدد نوع الطلب، وينشئ تذكرة، ويعين فريقًا، ويرسل ردًا. قد تستغرق العملية عدة دقائق لكل طلب. بعد الإعداد، يمكن للنظام فرز الرسائل حسب الموضوع، وإنشاء التذاكر، وإرفاق البريد الإلكتروني الأصلي، وإرسال إيصال قياسي. يتم إرسال الطلبات ذات التفاصيل غير الواضحة إلى أحد أعضاء الفريق للمراجعة. يمكن للشركة قياس التغيير خلال شهر واحد. وقد تجد أن الطلبات الروتينية تحتاج إلى القليل من العمل اليدوي، في حين أن الحالات المعقدة لا تزال بحاجة إلى دعم مباشر. وهذه نتيجة مفيدة حتى لو كان التخفيض الإجمالي أقل من 90%. يكسب الفريق الوقت دون فقدان السيطرة على تجربة العملاء. ### ما الذي يجب أن أتحقق منه قبل النشر، أود مراجعة هذه النقاط: - هل العملية مستقرة بدرجة كافية للتشغيل الآلي؟ - هل يمكن للشركة شرح القواعد بلغة واضحة؟ - هل سجلات المصدر دقيقة؟ - هل يمكن للموظفين مراجعة الاستثناءات؟ - هل يوجد سجل لكل إجراء آلي؟ - هل يمكن إيقاف سير العمل مؤقتًا في حالة ظهور مشكلة؟ - هل يقوم النظام بحماية بيانات العملاء والأعمال؟ - هل يستطيع الفريق تحديث القواعد لاحقًا؟ يجب أن يكون للنظام أيضًا مالك واضح. يحتاج شخص ما إلى مراقبة الأخطاء ومراجعة الأداء والموافقة على التغييرات. ### الدرس الرئيسي لا يتعلق التشغيل الآلي الذكي بإضافة المزيد من البرامج إلى العمل. يتعلق الأمر بإزالة الخطوات المتكررة من عملية تعمل بالفعل. أوصي بالبدء بسير عمل واحد قابل للقياس. حدد عبء العمل الحالي، وقم بتعيين قواعد المراجعة، واختبر باستخدام أمثلة حقيقية، وقارن النتائج بعد النشر. قد تصل بعض العمليات إلى انخفاض كبير في العمل اليدوي. وقد يتحسن البعض الآخر من خلال أوقات استجابة أسرع، أو إدخالات بيانات أقل، أو رؤية أفضل. والنتيجة المفيدة هي تلك التي يمكن للفريق قياسها والحفاظ عليها.

تقضي العديد من الفرق ساعات في العمل الذي يتبع نفس النمط كل يوم: نسخ البيانات، وإرسال التذكيرات، والتحقق من النماذج، وتحديث السجلات، وإعداد التقارير الروتينية. لقد رأيت هذا يخلق مشكلة هادئة. يبقى الناس مشغولين، لكن المشاريع الرئيسية تتحرك ببطء. تنتشر الأخطاء اليدوية الصغيرة عبر الأنظمة. يمكن أن تؤثر المتابعة المفقودة على العلاقة مع العملاء، في حين أن التقرير المتأخر يمكن أن يترك المدير يتخذ قرارات بمعلومات قديمة. يمكن للأتمتة أن تعتني بالكثير من هذا العمل المتكرر. ولا يحل محل الحكم الجيد. يمنح الناس المزيد من الوقت لاستخدامه. ## ابدأ بالعمل الذي يتكرر عندما أقوم بمراجعة عملية عمل، أبحث عن المهام التي تحتوي على ثلاث سمات: - نفس الخطوات تحدث مرارًا وتكرارًا - يتبع العمل قواعد واضحة - يمكن التحقق من النتيجة من خلال نظام إدخال البيانات مثال شائع. يقوم العميل بملء نموذج، ويقوم الموظف بنسخ التفاصيل في جدول بيانات، ونظام علاقات العملاء، وأداة البريد الإلكتروني. يمكن لسير العمل الآلي إرسال البيانات إلى كل نظام بعد إرسال النموذج. لا يزال الموظف يراجع الحالات غير العادية. تتحرك الحالات الروتينية دون تكرار الكتابة. ## اختر عملية واحدة قبل تغيير كل شيء ترتكب العديد من الشركات خطأ محاولة أتمتة كل قسم في وقت واحد. يمكن أن يؤدي ذلك إلى حدوث ارتباك، خاصة عندما لا يتفق أعضاء الفريق على كيفية سير العملية الحالية. أفضل أن أبدأ بعملية واحدة تسبب تأخيرات واضحة. قد تكون نقطة البداية المفيدة: - التعامل مع استفسارات العملاء الجدد - تذكيرات المواعيد - تحديثات حالة الفاتورة - تأهيل الموظفين - تنبيهات مستوى المخزون - تقارير الأداء الأسبوعية - توجيه تذكرة الدعم تتبع مقدار الوقت الذي تستغرقه العملية خلال الأسبوع العادي. لاحظ مكان ظهور التأخيرات ومكان حدوث الأخطاء والخطوات التي تحتاج إلى مراجعة بشرية. وهذا يمنح الفريق أساسًا واضحًا لتحديد ما إذا كانت الأتمتة مفيدة أم لا. ## قم بتخطيط العملية قبل تحديد الأداة. لا يمكن للأداة إصلاح عملية لا يفهمها أحد. أكتب كل إجراء بالترتيب: 1. ما الذي يبدأ العملية؟ 2. ما هو النظام الذي يستقبل المعلومات؟ 3. ما هي القاعدة التي تقرر الخطوة التالية؟ 4. متى يجب على الشخص مراجعة النتيجة؟ 5. ماذا يحدث عندما تكون المعلومات مفقودة؟ 6. كيف سيعرف الفريق أن المهمة قد اكتملت؟ خذ استفسار العميل كمثال. قد تبدو العملية كما يلي: - يقدم الزائر نموذج اتصال - يتحقق النظام من اكتمال الحقول المطلوبة - يدخل الاستعلام إلى منصة المبيعات - يتم تعيين العميل المتوقع بناءً على الموقع أو نوع الخدمة - يتلقى العميل رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني - يقوم موظف المبيعات بمراجعة الاستفسار - يظهر تذكير إذا لم يتم تسجيل أي متابعة. هذا الهيكل يجعل العثور على الفجوات أسهل. كما أنه يمنع الشركة من إضافة البرامج دون تحديد المسؤوليات غير الواضحة. ## حافظ على مشاركة الأشخاص في الأمور التي يكون فيها الحكم مهمًا. تعمل الأتمتة بشكل جيد مع قواعد واضحة. وهو أقل ملاءمة للقرارات الحساسة التي تحتاج إلى سياق أو تعاطف أو مراجعة متأنية. يمكن لنظام الدعم فرز التذاكر حسب الموضوع والإلحاح. يجب على الموظف المدرب التعامل مع الشكاوى أو المخاوف المتعلقة بالسلامة أو النزاعات المتعلقة بالفواتير أو الطلبات التي لا تتطابق مع الأنماط العادية. يمكن لسير عمل التوظيف جمع المستندات وإرسال تذكيرات بالمقابلة. يجب على المدير اتخاذ قرار التوظيف بعد مراجعة المرشح. هذا التوازن يحمي جودة الخدمة. يتلقى العملاء استجابات أسرع للطلبات البسيطة، بينما تصل الحالات المعقدة إلى شخص يمكنه فهم الموقف. ## استخدم قواعد بسيطة يمكن للفريق شرحها. لا ينبغي أن يبدو سير العمل وكأنه صندوق أسود. يحتاج أعضاء الفريق إلى فهم سبب حدوث الإجراء وما يمكنهم فعله عندما تكون النتيجة خاطئة. على سبيل المثال: - إذا كانت الفاتورة متأخرة لمدة سبعة أيام، فأرسل تذكيرًا - إذا كانت تذكرة الدعم تحتوي على كلمة أساسية للفوترة، فقم بتوجيهها إلى قائمة انتظار الشؤون المالية - إذا انخفض المخزون عن المستوى المحدد، فأخطر فريق الشراء - إذا كان النموذج يفتقد رقم هاتف، فاطلب من العميل إكماله. القواعد الواضحة أسهل في الاختبار والصيانة. كما أنها تقلل من خطر إرسال رسالة خاطئة إلى الشخص الخطأ. ## الاختبار مع مجموعة صغيرة قبل فتح سير عمل جديد للجميع، أقوم باختباره مع مجموعة محدودة من السجلات أو المستخدمين. يمكن أن يكشف اختبار صغير عن مشكلات مثل: - رسائل البريد الإلكتروني المكررة - حقول البيانات غير الصحيحة - خطوات الموافقة المفقودة - التوقيت السيئ - الإخطارات المرسلة خارج ساعات العمل - السجلات المرسلة إلى الفريق الخطأ احتفظ بنسخة احتياطية يدوية أثناء فترة الاختبار. إذا توقف سير العمل، يحتاج الموظفون إلى وسيلة لمواصلة خدمة العملاء وإكمال المهام الأساسية. ## قياس النتائج يجب أن تجعل الأتمتة إدارة العمل أسهل، ولا تضيف طبقة أخرى من الارتباك. تشمل التدابير المفيدة ما يلي: - الوقت المستغرق في العملية كل أسبوع - عدد الأخطاء اليدوية - وقت الاستجابة - المتابعات الفائتة - المهام المكتملة دون إدخال بيانات متكرر - تعليقات العملاء أو الموظفين قد تجد شركة خدمات صغيرة أن تذكيرات المواعيد الآلية تقلل من الزيارات الفائتة. قد يقضي فريق المبيعات وقتًا أقل في نقل تفاصيل الاتصال بين الأدوات. قد يكتشف المستودع انخفاض المخزون في وقت مبكر من خلال التنبيهات المجدولة. ستختلف النتيجة حسب العملية وحجم الفريق وجودة النظام. يساعد قياس التغيير الشركة على تحديد ما يجب الاحتفاظ به أو تعديله أو إزالته. ## التعامل مع الأتمتة كنظام عمل يحتاج سير العمل إلى العناية بعد الإطلاق. تتغير الأشكال. تتغير أدوار الموظفين. يقوم موفرو البرامج بتحديث ميزاتهم. القاعدة التي كانت فعالة قبل ستة أشهر قد لا تتطابق مع الطريقة التي تعمل بها الشركة. ضع جدولًا منتظمًا للمراجعة. اسأل الفريق: - هل لا يزال سير العمل مطابقًا للعملية الحالية؟ - هل يتلقى الأشخاص إشعارات مفيدة؟ - هل يحصل العملاء على رسائل واضحة؟ - هل يعرف الموظفون كيفية التعامل مع الاستثناءات؟ - هل أي خطوة تخلق تأخيرات جديدة؟ وجهة نظري بسيطة: التشغيل الآلي يجب أن يحمل العبء المتكرر، في حين يظل الناس مسؤولين عن القرارات التي تحتاج إلى الحكم. عندما تبدأ شركة ما بعملية واحدة واضحة، وتختبر النتيجة، وتحافظ على المراجعة البشرية في مكانها الصحيح، يصبح من الأسهل الثقة في التشغيل الآلي وتحسينه.

كنت أنهي العديد من أيام العمل بقائمة مهام طويلة والشعور بأنني كنت مشغولاً دون إحراز تقدم كافٍ. لقد ملأت المهام الصغيرة الفجوات بين الاجتماعات: الرد على رسائل البريد الإلكتروني الروتينية، ونقل المعلومات إلى جداول البيانات، وإرسال التذكيرات، والتحقق من التحديثات نفسها عبر العديد من التطبيقات. لقد ساعدتني الأتمتة في تغيير هذا النمط. لم يزيل كل مهمة، ولم يتخذ قرارات بالنسبة لي. لقد تعامل مع العمل المتكرر حتى أتمكن من قضاء المزيد من الوقت في التخطيط وحل المشكلات ومحادثات العملاء. ## ابدأ بالمهام المتكررة المكان المفيد للبدء هو التقويم وصندوق الوارد وقائمة المهام. أبحث عن المهام التي: - اتبع نفس الخطوات في كل مرة - استخدم المعلومات من مصدر ثابت - تستغرق عدة دقائق ولكن تضيف القليل من القيمة - يسهل التحقق منها بعد الانتهاء - غالبًا ما تتأخر عندما يصبح اليوم مشغولاً. على سبيل المثال، قد يتلقى فريق المبيعات نموذج إرسال من موقع ويب. يمكن لسير العمل البسيط إضافة جهة الاتصال إلى قاعدة بيانات العملاء، وإرسال رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني، وتعيين مهمة متابعة، وإخطار عضو الفريق المناسب. لا يزال الشخص يراجع العميل المتوقع ويقرر كيفية الرد. يؤدي سير العمل إلى إزالة إدخال البيانات يدويًا فقط. ## إنشاء سير عمل صغير يحاول العديد من الأشخاص أتمتة العملية بأكملها مرة واحدة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى حدوث ارتباك ويجعل من الصعب العثور على الأخطاء. أفضل اختيار عملية واحدة صغيرة وتخطيطها: 1. ما الذي يبدأ المهمة؟ 2. ما هي المعلومات المطلوبة؟ 3. ما الإجراء الذي يجب أن يحدث بعد ذلك؟ 4. من يتحقق من النتيجة؟ 5. ماذا يجب أن يحدث إذا حدث خطأ ما؟ خذ التقرير الأسبوعي كمثال. يمكن أن تكون نقطة البداية هي تحديث جدول البيانات بعد ظهر كل يوم جمعة. يمكن لسير العمل جمع أحدث الأرقام ووضعها في قالب تقرير وإرسال مسودة إلى المدير للمراجعة. لا يزال المدير يتحقق من الأرقام قبل مشاركة التقرير. وهذا يحافظ على الحكم البشري في العملية مع تقليل الإعداد المتكرر. ## استخدم قوالب للتواصل المشترك. إن كتابة نفس الرسالة عدة مرات يمكن أن يستهلك طاقة أكبر من المتوقع. تعمل القوالب على تسهيل إدارة الاتصالات الروتينية. أستخدم قوالب منفصلة من أجل: - تأكيدات الاجتماع - تحديثات حالة المشروع - متابعة العملاء - ملاحظات التسليم الداخلية - طلبات المعلومات المفقودة القالب الجيد يترك مساحة للتفاصيل الشخصية. يجب ألا يتلقى العميل رسالة يبدو أنها منسوخة دون مراجعة. عادةً ما أقوم بإضافة اسم الشخص، وأذكر الطلب المحدد، وأتحقق من النغمة قبل إرسالها. يمكن للأتمتة إعداد المسودة، ولكن يجب على الشخص أن يقرر ما إذا كانت الرسالة دقيقة ومناسبة. ## حماية العمل المُركّز لا تقتصر الإنتاجية على إكمال المزيد من المهام فحسب. كما يعتمد الأمر على وجود وقت هادئ كافٍ للعمل الذي يحتاج إلى الاهتمام. أقوم بإنشاء كتل لأنشطة مثل: - الكتابة - مراجعة البيانات - التخطيط - تطوير المنتج - البحث عن العملاء خلال هذه الكتل، يمكن تجميع الإشعارات الروتينية أو إرسالها إلى قائمة المهام. وهذا يقلل من عدد المقاطعات دون الحاجة إلى تجاهل كل رسالة. على سبيل المثال، قد يتلقى فريق تسويق صغير إشعارات وسائل التواصل الاجتماعي على مدار اليوم. يمكن للتقرير المجدول جمع بيانات المشاركة الأساسية وإرسال تحديث واحد في وقت محدد. ويمكن للفريق بعد ذلك مراجعة المعلومات خلال فترة العمل المخطط لها. ## توصيل الأدوات التي تستخدمها بالفعل تعمل الأتمتة بشكل أفضل عندما تناسب عملية موجودة. قد يستخدم الفريق بالفعل: - البريد الإلكتروني للتواصل - تقويم للمواعيد - أداة مشروع للمهام - جدول بيانات للتتبع - نظام العملاء لسجلات الاتصال. يمكن أن يؤدي ربط هذه الأدوات إلى تقليل الإدخال المكرر. عندما يتم حجز اجتماع، قد يقوم النظام بإنشاء مهمة تحضيرية. عند اكتمال المهمة، قد يتم تحديث سجل المشروع. عندما يرسل العميل ردًا، قد يتلقى عضو الفريق المعين إشعارًا. قبل ربط الأدوات، أتحقق من البيانات التي تتم مشاركتها ومن يمكنه الوصول إليها ومدة الاحتفاظ بالمعلومات. تساعد قواعد الوصول الواضحة على تقليل الأخطاء. ## أضف عمليات التحقق قبل تنفيذ الإجراءات. لا ينبغي لسير العمل إرسال المعلومات أو حذفها أو تحديثها بدون شرط واضح. قد تتضمن عمليات التحقق المفيدة ما يلي: - إرسال الرسالة فقط عند اكتمال الحقول المطلوبة - إنشاء مهمة فقط عندما يوافق العميل على الاتصال به - طلب الموافقة قبل نشر المحتوى - وضع علامة على القيم غير المعتادة للمراجعة اليدوية - إيقاف سير العمل عند فقدان ملف تكون عمليات التحقق هذه مفيدة عندما تتضمن العملية تفاصيل العميل أو المدفوعات أو المنشورات العامة أو سجلات الأعمال. على سبيل المثال، قد يقوم سير عمل الفاتورة بإعداد فاتورة بعد وضع علامة اكتمال على الخدمة. يمكن للموظف مراجعة المبلغ والمستلم قبل إرساله. تظل العملية فعالة مع الحفاظ على خطوة الموافقة حيثما كان ذلك مهمًا. ## قياس الوقت الذي تتعافى فيه أنا لا أقيس الإنتاجية بعدد الأدوات التي يستخدمها الفريق. أقيس العمل الذي يصبح من الأسهل إكماله. بعد إعداد سير العمل، أسأل: - كم دقيقة استغرقت المهمة من قبل؟ - كم مرة حدثت المهمة كل أسبوع؟ - كم عدد الأخطاء التي ظهرت؟ - هل أدى سير العمل إلى إنشاء أعمال مراجعة إضافية؟ - هل كان لدى الفريق المزيد من الوقت للقيام بالأنشطة القيمة؟ إن الشركة الصغيرة التي توفر عشر دقائق في التقرير اليومي قد تستعيد ما يقرب من ساعة كل أسبوع. يمكن أن يدعم هذا الوقت خدمة العملاء أو تدريب الموظفين أو تخطيط المشروع. قد تبدو النتيجة متواضعة في البداية. إن المكاسب الصغيرة عبر العديد من المهام الروتينية يمكن أن تجعل يوم العمل أكثر سهولة في الإدارة. ## إبقاء الأشخاص مسؤولين عن القرارات يجب أن تدعم الأتمتة الأشخاص، وليس إخفاء المسؤولية. أحتفظ بالمراجعة البشرية للمهام التي تتضمن: - معلومات العملاء الحساسة - القرارات المالية - مسائل التوظيف أو الأداء - البيانات العامة - الشكاوى المعقدة - الاستثناءات التي لا تتطابق مع العملية المعتادة يمكن لسير العمل فرز المعلومات واقتراح الإجراء التالي. يجب على الشخص المؤهل أن يتخذ القرار عند الحاجة إلى السياق أو الحكم أو الرعاية. يسهل هذا الأسلوب أيضًا شرح كيفية التعامل مع المهمة إذا طلب شخص ما التوضيح. ## مثال عملي لاستوديو تصميم محلي يستخدم لإدارة طلبات المشاريع الجديدة عبر البريد الإلكتروني. قام أحد الأشخاص بنسخ التفاصيل في جدول بيانات، وقام آخر بفحص الجدول، وأرسل شخص ثالث ردًا. غالبًا ما تستغرق العملية من عشرين إلى ثلاثين دقيقة لكل طلب. أنشأ الاستوديو سير عمل بسيط: - نموذج موقع ويب يجمع تفاصيل المشروع - تم إدخال المعلومات في سجل مشترك - انتقلت مهمة إلى منسق المشروع - تلقى العميل تأكيدًا أساسيًا - قام المنسق بمراجعة الطلب وأرسل ردًا شخصيًا لم يقم الاستوديو بأتمتة التسعير أو يعد بموعد تسليم دون مراجعة. لقد أدى ذلك إلى تقليل النسخ وساعد الفريق على الاستجابة بالمعلومات الصحيحة في مكان واحد. هذا التغيير البسيط جعل عملية التسليم أسهل وأعطى المنسق المزيد من الوقت لمراجعة احتياجات المشروع. عادةً ما تكون أفضل أنظمة الإنتاجية بسيطة بما يكفي لفهمها وفحصها وضبطها. أبدأ بمهمة واحدة متكررة، وأضيف محفزًا واضحًا، وأحتفظ بخطوة الموافقة البشرية عند الحاجة، وأراجع النتائج بعد فترة قصيرة. إن العمل بشكل أكثر ذكاءً لا يعني ملء كل دقيقة بمزيد من النشاط. يتعلق الأمر بإعطاء العمل الروتيني مسارًا موثوقًا به، وحماية الاهتمام بالمهام ذات المغزى، واستخدام الوقت بعناية أكبر. هل تريد معرفة المزيد؟ لا تتردد في الاتصال بك: mr.yu@jylmachinery.com/WhatsApp +8613465886777.

1. مايكل هامر 1990 إعادة هندسة العمل لا تؤدي إلى الأتمتة 2. توماس إتش دافينبورت وجين جي هاريس 2007 التنافس على التحليلات العلم الجديد للفوز 3. إريك برينجولفسون وأندرو مكافي 2014 التقدم والازدهار في العمل في عصر الآلة الثاني في زمن التقنيات الرائعة 4. ديفيد أوتور 2015 لماذا لا يزال هناك الكثير من الوظائف التاريخ ومستقبل أتمتة مكان العمل 5. بول آر دوجيرتي وجيمس إتش ويلسون 2018 الإنسان بالإضافة إلى الذكاء الاصطناعي وعمل المستقبل 6. دانييل إتش بينك 2009 قيادة الحقيقة المفاجئة حول ما يحفزنا